Pienyrityksen kirjanpito – 8 asiaa, jotka jokaisen yrittäjän tulisi tietää
Pienyrityksen kirjanpidon järjestäminen saattaa etenkin aloittavana yrittäjänä kuulostaa monimutkaiselta ja työläältä, mutta jos kirjanpito ei ole omaa alaasi, voit onneksi antaa sen kirjanpitäjän hoidettavaksi. Tässä artikkelissa käymme läpi kirjanpidon perusteita, jotka jokaisen yrittäjän olisi hyvä tietää.
Mitä kirjanpito tarkoittaa ja miksi se on tärkeää?
Yksinkertaisesti kirjanpidossa kirjataan kaikki yrityksen tulot ja menot ylös. Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia ja kirjanpidon järjestäminen on aina yrittäjän vastuulla. Kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään silloin, kun yrityksen liiketoiminta alkaa. Suuremmilla yrityksillä kirjanpitovelvoitteet ovat vaativampia kuin pienemmillä yrityksillä ja myös yritysmuoto vaikuttaa yrityksen kirjanpitovaatimuksiin.
Kirjanpito tuottaa tietoa yrityksen taloudesta ja tilasta yritykselle itselleen sekä myös sen ulkoisille sidosryhmille, kuten verottajalle, sijoittajille ja lainantarjoajille. Esimerkiksi ennen yrityslainan myöntämistä rahoittajan tulee varmistaa yrityksen taloudellinen tilanne ja riskiprofiili. Tästä syystä yrittäjältä usein pyydetään kirjanpidon ajankohtaisia tietoja ennen positiivisen luottopäätöksen myöntämistä. Kirjanpidon avulla pystytään siis seuraamaan esimerkiksi yrityksen liikevaihdon ja kannattavuuden kehitystä sekä sen avulla voidaan tehdä yrityksen toimintaan liittyviä laskelmia ja suunnitelmia.
Kirjanpitoa pidetään tilikausittain ja tilikauden pituus on normaalisti 12 kuukautta. Yleensä tilikausi on kalenterivuosi, mutta esimerkiksi kun yritystoiminta alkaa tai päättyy, ajanjakso voi olla muukin kuin kalenterivuosi. Yrityksen ensimmäinen tilikausi ja kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään silloin, kun yritystoiminta alkaa.
Mitä tietoja yrityksen tulee kerätä ja tallentaa kirjanpitoa varten?
Yrityksen myyntejä, ostoja ja muita rahasuorituksia kutsutaan liiketapahtumiksi. Kirjanpitoa varten kaikista yrityksen liiketapahtumista tulee kerätä tositteet. Tositteella tarkoitetaan yleensä joko kuittia tai laskua, mutta se voi olla myös esimerkiksi liiketilan vuokrasopimus, selvitys käteisnostosta tai ajopäiväkirja.
Tositteesta tulee käydä ilmi liiketapahtuman päivämäärä, tapahtuman osapuolten tiedot, arvonlisäverokanta sekä tapahtuman sisältö eli mitä on ostettu tai myyty ja mihin hintaan. Siitä tulee käydä ilmi myös se, miten tapahtuma liittyy yrityksesi toimintaan. Esimerkiksi jos nostat yrityksesi tililtä rahaa, tositteeseen täytyy täydentää, mihin tarkoitukseen rahaa on otettu.
Tosite voi olla joko sähköisessä tai paperisessa muodossa ja se voi myös koostua useammasta osasta. Yhdessä tositteessa voi myös olla tiedot useammasta eri liiketapahtumasta.
Miten kirjanpidon dokumentointi ja arkistointi tulisi hoitaa?
Tositteiden kanssa täytyy olla tarkkana, sillä niiden perusteella tehdään kirjaukset kirjanpitoon ja ilman tositteita tapahtumia ei voida kirjata. Yrittäjänä tehtävänäsi on huolehtia myös siitä, että kirjanpitoaineistoa säilytetään asianmukaisesti.
Tositteita ja muuta kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää vielä tilikauden jälkeenkin. Tilinpäätöstä, kirjanpitoa ja siihen liittyviä tietoja tulee säilyttää 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Kirjanpitoon vietyjä tositteita taas tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt. Jos olet ulkoistanut kirjanpidon, tilitoimisto hoitaa yleensä kirjanpitoaineiston arkistoinnin puolestasi.
Tositteiden dokumentoinnissa kannattaa hyödyntää sähköisiä kulu- ja matkalaskuohjelmia, joiden avulla saat kuitit helposti talteen ja lähetettyä suoraan kirjanpitoon.
Mikä on tilinpäätös ja milloin se täytyy laatia?
Kirjanpidon kirjausten perusteella tilikaudelta laaditaan tilinpäätös. Se on virallinen yhteenveto yrityksen päättyneestä tilikaudesta, ja pienyrityksellä se sisältää tuloslaskelman, taseen sekä niiden liitetiedot. Tilinpäätöksen tarkoituksena on kuvata liiketoiminnan tulosta ja kertoa yrityksen varallisuudesta tilinpäätöspäivänä.
Osakeyhtiölle tilinpäätös on aina pakollinen, kun taas toiminimeltä sitä vaaditaan vain tietyissä tilanteissa. Myös toiminimellä tilinpäätöksen tekeminen voi kuitenkin olla järkevää, sillä tilinpäätöstasoisia tietoja tarvitaan esimerkiksi veroitusta varten.
Toiminimen tulee laatia tilinpäätös siinä tapauksessa, jos tilikausi on joku muu kuin kalenterivuosi tai kahtena peräkkäisenä tilikautena kaksi seuraavista ehdoista toteutuu:
- taseen loppusumma on vähintään 350 000 euroa
- liikevaihto tilikauden aikana on vähintään 700 000 euroa
- tilikauden aikana yrittäjän palveluksessa on keskimäärin 10 henkilöä tai enemmän.
Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluttua tilikauden päättymisestä. Tilinpäätöksen tekeminen on aikaa vievää ja vaatii tilinpäätössäännösten tuntemista, joten se on suositeltavaa ulkoistaa kirjanpitäjälle.
Mitä kirjanpitoon liittyviä taitoja ja osaamista yrittäjällä tulee olla?
Yrittäjänä sinun ei onneksi tarvitse olla kirjanpidon ammattilainen, sillä kirjanpidon tekemisen voi aina ulkoistaa. Yrittäjänä siitä on kuitenkin paljon hyötyä, että ymmärrät kirjanpidosta vähintään perusasiat, sillä silloin pystyt seuraamaan myös yrityksesi talousasioita paremmin. Vaikka ulkoistaisitkin kirjanpidon, sinun tehtävänäsi on joka tapauksessa kerätä tositteet talteen kaikista liiketapahtumista ja toimittaa ne ajallaan kirjanpitäjälle.
Mikään ei kuitenkaan estä sinua tekemästä yrityksen kirjanpitoa itse, mutta jos sinulla ei ole aiempaa kokemusta kirjanpidosta, kannattaa ensin tutustua siihen, mitä kirjanpidon laatiminen todellisuudessa vaatii. Yksinkertaisimmillaan pienyrityksen kirjanpito on helppoa tulojen ja menojen taulukoimista, mutta siihen liittyy myös erilaisia verotuksellisia ja lainsäädännöllisiä asioita, joista tulee olla perillä. Jos et esimerkiksi tiedä, mitä kuluja voit vähentää yrityksen verotuksessa, sinulla saattaa jäädä vähennyksiä hyödyntämättä ja tulet maksaneeksi enemmän veroja.
Miten pienyrityksen kirjanpito kannattaa hoitaa?
Se miten kirjanpito kannattaa järjestää, riippuu omista motiiveistasi ja lähtökohdistasi. Esimerkiksi pienellä toiminimellä kirjanpidon laatiminen ei ole monimutkaista, etenkään jos tositteita kertyy vain vähän kuukaudessa tai tositteet toistuvat samankaltaisina joka kuukausi. Silloin kirjanpidon laatiminen itse voi olla myös varteenotettava vaihtoehto, jos sinulta vain löytyy aikaa ja kiinnostusta siihen.
Hoitamalla itse yrityksesi kirjanpidon et kuitenkaan välttämättä tule säästäneeksi rahaa, sillä yrittäjänä voi olla hyödyllisempää käyttää kirjanpitoon menevä aika omaan ydintoimintaan. Jos kirjanpito ei ole omaa alaasi, onkin yleensä sekä ajallisesti että rahallisesti kannattavampaa antaa ammattilaisen hoitaa kirjanpito puolestasi. Hankkimalla kirjanpitäjän varmistat myös, että kirjanpito tulee varmasti tehtyä oikein ja vältyt turhalta stressiltä.
Paljonko pienyrityksen kirjanpidon ulkoistaminen maksaa?
Yrityksen kirjanpidon hintaan vaikuttaa moni asia, joten sille on mahdotonta antaa tarkkaa summaa. Päätoimisella yrittäjällä kirjanpidon ulkoistaminen maksaa yleensä vähintään 50 euroa kuussa ja keskimäärin hinta on noin sadan euron molemmin puolin.
Hinta riippuu niin yritystoiminnan laajuudesta, tositteiden määrästä kuin hinnoittelumallista. Kirjanpidon hinnoittelumalleja on monia, mutta yleensä hinnoittelu perustuu joko kirjanpitäjän työtunteihin, tositteiden tai vientien määrään tai ennalta sovittuun kiinteään hintaan. Hinta voi myös perustua näiden yhdistelmään. Lue lisää, mikä kirjanpidon hinnoittelumalli sinun kannattaisi valita.
Mitä kannattaa ottaa huomioon tilitoimiston valinnassa?
Lähde liikkeelle pohtimalla, mitä palveluita haluat kuukausikirjanpidon lisäksi ulkoistaa kirjanpitäjälle. Kirjanpitopalveluun sisältyy yleensä esimerkiksi veroilmoituksen sekä tilinpäätöksen tekeminen, mutta tarjolla on myös erilaisia lisäpalveluita, kuten palkanlaskentaa tai verosuunnittelua.
Tilitoimiston valinnassa ei kannata keskittyä pelkkiin hintoihin vaan ota selvää myös, mitä hintaan kuuluu ja mistä palveluista veloitetaan erikseen. Vaikka palvelun kuukausihinta olisi pieni, hinta saattaa äkkiä nousta, jos kaikki lisäpalvelut maksavat erikseen.
Valintaan vaikuttaa myös se, miten haluat pitää yhteyttä kirjanpitäjääsi. Jos haluat tavata kirjanpitäjääsi kasvotusten, kirjanpitäjän sijainnilla on väliä. Jos taas hoidat yhteydenpidon sähköisesti, voit etsiä kirjanpitäjää kauempaakin tai valita sähköisen kirjanpitopalvelun.
ilona.works on tehnyt kirjanpitopalvelun löytämisestä helpompaa kokoamalla tilitoimistot ja kirjanpitopalvelut yhteen paikkaan. Laskurin avulla voit vertailla palveluiden ominaisuuksia sekä hintoja ja hankit palvelun kätevästi suoraan verkkokaupasta. Tarvittaessa saat myös asiantuntijan apua sinulle sopivan palvelun valintaan.
Vertaa kirjanpitopalvelut helposti ilona.worksin kautta!
Kirjoittaja: Henna Kankainen, ilona.works
ilona.works on verkkokauppa, jossa vertaat ja ostat yrittämisen palvelut aina kirjanpidosta maksupäätteisiin ja yritysliittymistä vakuutuksiin. Yhtiö on täysin suomalaisessa omistuksessa sekä saanut arvostetun Avainlippu-merkin.